CAPITOLO II: I COSTI DI APPROVVIGIONAMENTO
2.5 Emissioni richiesta di approvvigionamento.
A-1. Verifica necessità di approvvigionamento.
La necessità di approvvigionamento dei reparti produttivi, risulta dai dati del sistema attraverso il quale
è gestita l'impresa: in esso infatti sono riportati sia i livelli di scorta ottimali che quelli effettivamente
disponibili sia delle materie prime e dei semilavorati per la produzione, sia delle merci di tipo B e C
(low cost non strategici19.
Quotidianamente infatti vengono effettuati cinque verifiche dagli addetti al reparto logistico dei livelli di merce presenti
in magazzino.
A-2 e 3. Accesso al sistema, compilazione e invio della comunicazione circa la necessità al responsabile dell'ente.
Dopo aver effettuato uno dei cinque controlli giornalieri, se il magazziniere dovesse constatare che la quantità di un materiale
ha raggiunto ormai quasi la scorta di sicurezza, dopo aver verificato anche la quantità che è riportata in sistema, invierà
una comunicazione all'ente di competenza.
La richiesta dovrà ovviamente essere molto dettagliata, poiché la persona dell'ufficio acquisti che per ultima riceverà la
richiesta, non essendo un tecnico, non avrà le competenze per poter da sola elaborare tale documento in modo corretto e preciso.
Quindi oltre alla quantità, il magazziniere dovrà indicare caratteristiche tecniche, indicando anche tutti i codici in suo possesso.
A- 4. Verifica e approvazione richiesta, inoltro all'ufficio acquisti.
Soprattutto se si tratta di un'impresa di grande dimensioni,la trafila burocratica si allunga, come nel caso da noi considerato.
Come si può osservare dalla tabella infatti il magazziniere non manda direttamente la sua richiesta all'ufficio acquisti, ma le
richieste vengono fatte convogliare nell'ente specializzato per quel materiale.
Ve ne sarà quindi uno per i materiali elettrici un per quelli meccanici e cosi via e quindi a seconda delle della natura del bene,
il magazziniere invierà la sua richiesta a un ente diverso.
Tale ente quindi dopo aver controllato tale richiesta la invierà all'ufficio acquisti, che a sua volta la girerà al fornitore
competente.
A-5. Ricezione e valutazione delle richieste.
Tutte le richieste di approvvigionamento vengono quindi inviate agli addetti del reparto commerciale.
Potrebbe sembrare che tali persone svolgono un lavoro secondario puramente esecutorio, cioè spedire semplicemente le richieste
già pronte ai fornitori.
Tale reparto ha invece una funzione chiave: gli addetti hanno infatti il compito di allacciare e gestire nel tempo i
rapporti commerciali nella filiera produttiva cioè a monte con i fornitori e a valle con i clienti.
In sostanza può essere definito come il centro di promozione e gestione degli affari, nonché l'interfaccia dell'impresa nelle
relazioni che si instaurano con soggetti esterni.
Proprio per i motivi appena citati, il reparto commerciale si trova sempre al centro degli scambi di informazione con tutti
gli altri reparti.
Dopo aver ricevuto tali richieste, gli addetti controllano i dati in esse riportate e verificano se vi è una copertura di
budget adatta.
Come qualsiasi azienda , anche l' azienda campione necessita di una vasta gamma di materiale, vengono per prima cosa ricercati
gli articoli nell'archivio ERP.
Durante questo controllo in sistema l'operatore capirà se si tratta di materiale già precedentemente acquistato o se è la prima
volta che tale necessità si verifica:
A-8. Formalizzazione della richiesta di offerta.
Dopo aver quindi ricercato il fornitore e l'articolo in sistema, la richiesta viene stampata e firmata dalle persone di
competenza per quel materiale dopodiché la richiesta di preventivo viene inviata a tutti i fornitori idonei per quel tipo
di fornitura. Per svolgere le attività gli addetti hanno bisogno di almeno 08h 20'40" alla settimana per elaborare ed inviare,
in media, 50 richieste di preventivo alla settimana20.
A- 9. Sollecito del reparto logistico all'ufficio acquisti.
Nel caso in cui le scorte in magazzino continuino a scendere e l'ufficio acquisti non ha fatto ancora sapere nulla in merito
all'ente preposto, l'addetto al magazzino emetterà una comunicazione di sollecito nei confronti dell'ufficio commerciale.
Il primo sollecito verrà fatto via mail, successivamente via fax e se nel giro di qualche giorno non si ha ancora ottenuto
una risposta si solleciterà telefonicamente.
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